Sie haben eine Rechnung falsch erstellt? Keine Panik, wir verraten Ihnen wie Sie diese berichtigen können und auf was Sie achten müssen.
Rechnungen schreiben gehört zum täglichen Geschäft eines Unternehmers. Auch wenn Sie in diesem Bereich Profi sind, kann sich jederzeit der Fehlerteufel einmal einschleichen. Ihr Kunde meldet sich bei Ihnen und teilt Ihnen mit, dass er eine berichtigte Rechnung benötigt. Das ist zwar ärgerlich, aber sie sind verpflichtet diese zu korrigieren.
Warum ist eine ordnungsgemäße Rechnung wichtig?
Die Pflichtangaben einer Rechnung ergeben sich aus dem § 14 UstG – Ausstellung von Rechnungen.
Sollte sich hier ein Fehler eingeschlichen haben, könnte es sein, dass für diese Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich ist. Der Rechnungsempfänger kann den Vorsteuerabzug erst zu dem Zeitpunkt in Anspruch nehmen, wenn der Rechnungssteller eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt und übermittelt hat. Bei der Verbuchung einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung kann das ganz schnell ins Geld gehen und bringt Ärger mit dem Finanzamt.
Wie kann ich eine Rechnung korrigieren?
Fällt der Fehler vor Buchung und Zahlung auf kann entweder eine neue Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer oder ein Berichtigungsdokument erstellt werden. Das formlose Berichtigungsdokument muss eindeutig der Originalrechnung zuordenbar sein.
Ist die Rechnung bereits verbucht und eventuell schon bezahlt, ist die „alte“ Rechnung zu stornieren. Es wird eine komplett neue Rechnung erstellt mit dem Hinweis, dass diese die ursprüngliche Rechnung ersetzt. Diese Zuordnung muss ebenfalls eindeutig sein, damit es zu keiner Verwechslung kommt.
Um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten, ist die Rechnungsnummer /-datum der Ursprungsrechnung anzugeben.
Rückwirkende Korrektur
Hat ein Betriebsprüfer eine fehlerhafte Rechnung entdeckt, wurde meist der Vorsteuerabzug nicht gewährt. Erst zum Zeitpunkt der Rechnungsberichtigung konnte der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Dadurch wurden hohe Zinsnachzahlungen festgesetzt.
Das ist nun nicht mehr der Fall. Gem. BFH-Urteil V R 26/15 vom 20.10.2016 wirkt die berichtigte Rechnung auf den Zeitpunkt, in dem die Rechnung erstmals ausgestellt wurde, zurück. Antragstellung beim Finanzamt nach § 31 Abs. 5 UStDV unter Voraussetzung des oben genannten Urteils.
Rechnungen können jedoch nur rückwirkend berichtigt werden, wenn folgende Mindestangaben vorhanden sind:
- Rechnungsaussteller
- Leistungsempfänger
- Leistungsbeschreibung
- Entgelt
- gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer
Diese fünf Mindestangaben auf der Rechnung dürfen nicht in so hohem Maße unvollständig bzw. fehlerhaft sein, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen. Auch dann ist eine Rückwirkung der berichtigten Rechnung möglich.
Fazit:
Sollte im Rahmen einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug aufgrund einer fehlerhaften Rechnung nicht gewährt werden, ist zu empfehlen, dass grundsätzlich eine Rückwirkung beim Finanzamt beantragt wird. Somit kann eine Rechnungsberichtigung in den meisten Fällen mit „Rückwirkung“ erfolgen und die Nachzahlungszinsen vermieden werden.
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